Ben jij het overzicht dagelijks kwijt in je mailbox? Ben je vergeten welke mails je moet opvolgen, nalezen of ben je nog op afwachting van een reactie, maar weet je niet meer van wie?
In dit artikel zal ik stap voor stap uitleggen hoe ik Gmail heb ingericht om bovenstaande op te vangen. Ik weet op elk moment van de dag op welke mails ik nog moet reageren, welke ik kan nalezen in m’n eigen tijd én op welke emails ik nog antwoord verwacht.
Instellingen
Allereerst is het belangrijk om jouw Gmail op de juiste wijze in te stellen. Ga naar gmail.com, klik op het tandwieltje rechtsboven en klik op de knop ‘Alle instellingen bekijken’.
Kies bij sneltoetsen voor de optie ‘Sneltoetsen aanzetten’
Klik onderaan op ‘Wijzigingen opslaan’. Hierna kom je terug bij je inbox, maar we zijn er nog niet. Ga terug naar alle instellingen en klik bovenaan op het tabblad ‘geavanceerd’. Hier kies je voor alle opties ‘Aanzetten’. Klik nogmaals op ‘Wijzigingen opslaan’.
Labels
Je bent terug bij je inbox. Hier gaan we aan de linkerkant labels aanmaken. Klik hiervoor op de knop ‘Nieuw label maken’.
We hebben 3 labels die in de toekomst gekoppeld worden aan iedere inkomende email.
- Follow Up — Deze gebruiken we voor mails die opgevolgd moeten worden
- In Afwachting — Deze gebruiken we voor mails waarvan we wachten op antwoord
- Nalezen – Deze gebruiken we voor mails die geen opvolging nodig hebben, maar nuttige informatie bevat om op een later tijdstip terug te lezen.
Je kunt de labels ook een kleur geven door hier met de rechtermuisknop op te drukken. Zelf heb ik gekozen voor de kleuren Rood, Geel en Groen. Deze zijn goed van elkaar te onderscheiden.
Inboxen
Nu je de labels heb ingeschakeld kunnen we voor iedere label een aparte inbox aanmaken. Dit zorgt ervoor dat je naast je inbox direct 3 archieven bijhoud met deze labels.
Hiervoor ga je weer naar instellingen > alle instellingen. Kies bovenin voor ‘Inbox’ en neem onderstaande gegevens over. Begin met een kleine letter ‘L’ dat staat voor ‘Label’, gevolgd door de naam van de labels die je hebt aangemaakt.
Kies bij Positie meervoudige inbox voor de optie ‘Rechts van inbox’. En kies bij gefilterde-mail voor de optie ‘Filters overschrijden’. En klik op ‘Wijzigingen opslaan’.
Sorteren
Gefeliciteerd! Jouw mailbox is nu helemaal klaar voor efficiëntie! Als het goed is ziet jouw mailbox er nu ongeveer zo uit;
Ik verwacht dat jouw inbox er een stuk voller uit ziet dan die van mij, en dat er aan de rechterkant logischerwijs nog geen mails staan. Nu komt het leukste stuk; ga in jouw inbox max. 4 weken terug in de tijd en klik deze mail aan.
De mail zal zoals gewoonlijk openen, maar vanaf nu ga je mails altijd eerst labelen. Wanneer je een mail hebt die je niet meer hoeft te lezen of te beantwoorden druk je op de knop ‘E’ op je toetsenbord, hierdoor archiveer je dit bericht. Deze heb je dan niet verwijderd, maar verdwijnt uit je inbox. Je krijgt hierna automatisch het volgende bericht te zien.
Kun je deze mail wél labelen? Dan druk door op je toetsenbord op de letter ‘L’. Bepaal voor jezelf of dit een mail is die je moet opvolgen, waar je nog op antwoord wacht of dat dit een mail is dat je wilt nalezen.
Je kunt met de pijltjes omlaag op je toetsenbord het juiste label selecteren en vervolgens druk je op enter.
Als je klaar bent met labelen druk je op de letter ‘E’ op je toetsenbord om de volgende mail te zien.
Deze stappen kun je nu herhalen voor alle mails die tot max 4 weken terug in je mailbox zijn beland.
Archiveren
Misschien wel het spannendste moment. Je hebt alle mails van de afgelopen 4 weken gelabeld. Ben je nog niet terug bij jouw Inbox? Dan is de toetsencombinatie G + I (na elkaar) een sneltoets om direct terug te gaan naar jouw inbox. G + I staat voor ‘Get back to Inbox’.
Nu je alles gelabeld hebt zul je aan de rechterkant alle mails onder de juiste categorie terugvinden. Aan de linkerkant zie je alle mails ouder dan 4 weken. Deze gaan we archiveren. Door een mail te archiveren worden deze niet verwijderd, maar worden uit het zicht gehouden zodat jij je kunt focussen op de mails die jouw aandacht verdienen.
Klik nu linksboven op dit vierkantje
Klik vervolgens op ‘Selecteer alle ‘x’ gesprekken’
En klik op deze knop om alles ouder dan 4 weken te archiveren.
Je inbox is nu op 0 gezet! Dat moet goed voelen!
Labels ontkoppelen
Wanneer je een mail hebt opgevolgd, dan wil je deze niet blijven zien in de map ‘Follow Up’. Dit kun je eenvoudig weghalen door boven in de mail op het kruisje te klikken naast het label.
Bonus tip
Soms stuur je een mailtje die je niet uit het oog wilt verliezen, je wilt deze eigenlijk direct labelen aan ‘In Afwachting’. Zo weet je zeker dat je deze in je inbox bewaart.
Om dit gemakkelijk te doen gaan we een contactpersoon en een filter aanmaken.
Klik rechtsboven op de 9 puntjes om een menu uit te klappen en kies voor ‘Contactpersonen’. Klik daarna op de knop om een nieuw contactpersoon aan te maken.
Geef dit contactpersoon de naam ‘In Afwachting’ en geef als mailadres jouw eigen mailadres op, maar let op; we zetten achter jouw naam ‘+inafwachting’.
Dus voornaam@gmail.com wordt voornaam+inafwachting@gmail.com
Ga nu terug naar je gmail en ga weer naar alle instellingen. Kies bovenin voor Filters en geblokkeerde adressen.
Klik op ‘Nieuw filter maken’ en typ bij het veld ‘Aan’ jouw mail adres (bijv. voornaam+inafwachting@gmail.com) en klik op ‘Doorgaan’.
Neem onderstaande gegevens over;
Klik op ‘Filter opslaan’.
Wanneer je nu een mail automatisch wilt koppelen aan het label ‘In Afwachting’ hoef je enkel bij BCC jouw contact ‘In Afwachting’ te typen en je mail komt automatisch tevoorschijn in de juiste mailbox.
Succes!
Ik ben benieuwd of jij na het lezen van dit artikel gebruik gaat maken van bovenstaande tips. Laat vooral in de reacties weten hoe je deze manier van mailen ervaart en of je nog extra tips hebt om effectiever met de mailbox om te gaan.
