Een halfjaar geleden ben ik gestart bij een nieuwe werkgever. De gehele organisatie werkt met Office 365. Hiervoor werkte ik zelf altijd met diensten van Google binnen G-Suite. Office 365 bied veel dezelfde opties, maar toch was het even wennen om hier efficiënt in te werken. Al gauw heb ik een werkwijze binnen Office 365 eigen gemaakt die ervoor zorgt dat ik zeer efficiënt en effectief met m’n tijd kan omgaan. Deze tips wil ik middels dit artikel bij mijn netwerk onder de aandacht brengen.
Veel van jullie zullen Office 365 wellicht niet of zelfs nooit tot het volledige potentieel gebruiken. Dit is standaard binnen ieder software pakket, want 80% van de waarde zit in 20% van de functionaliteiten van iedere software. Hieronder een aantal tips om jouw werkdag efficiënter te laten verlopen binnen Office 365. Ook zijn de tips bruikbaar binnen Google G-Suite, echter zullen bepaalde onderdelen niet altijd hetzelfde zijn verwerkt in de User Interface.
1: Online client gebruiken
De meeste Outlook gebruikers maken gebruik van de desktop applicatie. Wat ik zelf een nadeel vind van de desktop applicatie is de directe limitatie voor de hoeveelheid mails die je kunt opslaan. Daarnaast betekend dit ook, wanneer je gebruik maakt van een POP-verbinding, je de kans loopt op data verlies wanneer je computer het begeeft.
Zelf gebruik ik dagelijks de online versie van Outlook. Deze is te bereiken via outlook.com. Dit zorgt ervoor dat je altijd in de cloud omgeving werk en hiermee is de kans op dataverlies en opslag direct verleden tijd. Ik gebruik in onderstaande voorbeelden daarom ook enkel de online applicatie.
2: Mail
2.1 Sjablonen
Uit een onderzoek van hbr.corg blijkt dat wij gemiddeld 28% van onze werkdag spenderen aan het lezen en schrijven van e-mails. Dat is een behoorlijk groot gedeelte van de dag. Dit betekent dat we zo’n 2,5 uur per dag aan onze mails besteden. Vaak sturen wij ook mails naar verschillende personen met dezelfde opbouw met enkel een aantal verschillende variabelen.
Het typen van deze mails kost ons veel van onze kostbare tijd, kan dat niet anders? Ja dit kan anders, door gebruik te maken van mail sjablonen. Door onderaan je mail te klikken op de drie puntjes, kun je kiezen voor ‘mijn sjablonen’.
Vervolgens opent er een menu aan de rechterkant. Outlook heeft er al 3 voor je klaar staan, maar je kunt ook zelf sjablonen toevoegen.
Klik op het ‘+’ icoontje, typ een titel voor dit sjabloon en plak in het grote tekstvak eronder een email die je vaker zal gebruiken. Klik op opslaan en je sjabloon is nu aangemaakt.
Wanneer je weer een email moet sturen die je vaker stuurt, kun je deze vanaf nu vinden in je sjablonen en hoef je enkel nog een aantal woorden te vervangen. Scheelt weer tijd.
2.2 Archiveren
Zelf houd ik van overzicht, welke mails heb ik al gehad en welke moeten nog opgevolgd worden? Een mailbox waar alle mails in blijven hangen geeft mij het gevoel dat ik het overzicht kwijt ben en het uitzoeken kost veel energie. Oplossing? Mails die je hebt beantwoord direct archiveren of als je ze niet nodig gaat hebben in de toekomst direct verwijderen.
Archiveren kan gemakkelijk met de knop ‘Archiveren’ bovenaan de inbox. Deze mails kun je dan later altijd weer terug vinden aan de linkerkant onder het kopje ‘Archief’. Ook is de zoekfunctie van de onlineomgeving erg goed en kan ik eigenlijk iedere mail terugvinden met een simpele zoekslag. Dus tijd spenderen aan het archiveren in mappen is niet (altijd) nodig.
2.3 Polls (voor snelle beslissingen)
Stuur je wel eens mails naar een grote groep mensen waarvan je een simpel antwoord van wilt ontvangen? Vragen waar ja of nee op beantwoord moet worden. Of stemmen verzamelen in de groep over een beslissing die genomen moet worden? We weten allemaal dat het over en weer sturen van dit soort mails uiteindelijk zorgt voor meer uitzoek werk en daarmee tijd. Een favoriete oplossing voor deze scenario’s is voor mij de ‘Polls’ functie. Met polls kun je een aantal opties geven waar de mailinglijst uiteindelijk simpel op kan antwoorden. Het beantwoorde van de mail is dan niet meer nodig en iedereen ziet gelijk waar de meeste stemmen op zijn gevallen.
Simpel en erg effectief!
Een poll kun je toevoegen aan de mail door onderaan de mail te kiezen voor het ‘F’ icoontje.
Of als deze er nog niet tussen staat kun je op de 3 puntjes klikken en kiezen voor ‘invoertoepassingen downloaden’. Er opent dan een nieuw scherm en zoek hierin naar Quick Poll. Na het installeren zul je hem onderaan in de balk zien verschijnen.
3: Agenda
De agenda zit ook in de onlineomgeving op dezelfde plek als dat je gewend bent bij de desktop versie van Outlook. Linksonder kun je klikken op het agenda icoontje en hier staat je agenda.
3.1 Planningsassistent
Een van de opties die ik vaak gebruik binnen de agenda is de Planningsassistent. Op momenten dat je een afspraak wilt inplannen met meerdere collega’s wil je van tevoren zeker zijn dat iedereen op een specifieke datum en tijd ook aanwezig kan zijn. Om te voorkomen dat je nog meer tijd kwijt bent aan mailtjes of telefoontjes waarbij je alle opties bespreekt open je de planningsassistent.
Dit doe je door linksboven te klikken op ‘Nieuwe gebeurtenis’ en vervolgens klik je boven in op ‘Planningsassistent’. Je kunt nu onder jouw naam een aantal deelnemers toevoegen.
Zodra je dit doet krijg je aan de rechter kant direct een overzicht van agenda activiteiten en zo zie je in 1 keer welke tijd / datum het beste uitkomt voor iedereen. Handig toch? Scheelt ook weer tijd.
3.2 Calendly
Vaak kom je in een situatie waarin je met externe partijen een afspraak wilt plannen. Zij hebben, in tegenstelling tot jouw collega’s, geen toegang tot jouw agenda en dan werkt de Planningsassistent niet. Hoe kun je dan op een efficiënte manier een afspraak inplannen?
Mijn oplossing is Calendly. Deze online tool is gratis te gebruiken voor 1 type vergadering, ik gebruik het voor 30 minuten vergaderingen via Teams. Je kunt zelf ook een account aanmaken via calendly.com
Zelf heb ik Calendly gekoppeld aan mijn Office 365 account zodat de applicatie inzicht heeft in mijn agenda. Na het instellen van de applicatie krijg je een unieke link. Deze link kun je vanaf nu sturen naar iedereen buiten je organisatie wanneer jij wilt dat ze een afspraak met jou inplannen. Zij krijgen vervolgens de tijdsloten te zien die nog vrij zijn in jouw agenda. Nadat deze tijd is ingepland door de persoon buiten de organisatie, wordt er in jouw agenda een gebeurtenis aangemaakt met de teams link.
Bonus:
Als power-user oplossing, kun je Calendly ook toevoegen aan je online outlook omgeving. Ook hiervoor ga je weer op de 3 puntjes klikken en kiezen voor ‘invoegtoepassingen downloaden’. Er opent dan een nieuw scherm en zoek hierin naar Calendly. Na het installeren zul je hem onderaan in de balk zien verschijnen en kun je gemakkelijk je beschikbaarheid tonen in jouw mail.
3.3. Takenlijst
Vaak krijg ik mailtjes met daarin een taakomschrijving die ik niet direct kan oppakken. Maar ik wil er tegelijkertijd voor zorgen dat ik deze mailtjes niet uit het oog verlies wanneer andere mails binnen komen. De oplossing is voor mij het gebruiken van de takenlijst.
Als ik een taak niet in 2 minuten kan uitvoeren dan zet ik de mail in mijn takenlijst. Dit doe ik door met mijn rechtermuisknop op de mail te klikken en te kiezen voor Geavanceerde opties > Taak maken.
De taak verschijnt dan direct op mijn takenlijst aan de rechterkant van het scherm. Maar nu is het belangrijk dat je de taken ook direct gaat inplannen in je agenda. Op die manier is de mail officieel een taak en kun je deze mail archiveren. Want een opgeschoonde inbox geeft rust.
3.4 Taken slepen naar agenda
Hoe doe je dat? Het aanmaken vaan een taak alleen is niet voldoende, een taak kost tijd om uit te voeren en wanneer heb je die tijd? Daarvoor maak ik gebruik van mijn agenda en ook hier kan ik de takenlijst oproepen.
Open je agenda en klik rechtsboven op het ‘taken’ icoontje. Je kunt de taken nu slepen naar een plek in je agenda, op die manier zul je de taak niet vergeten uit te voeren en kun je de afzender laten weten wanneer je aan de taak toekomt.
Teams Vergaderingen
Een vergadering zonder notulen is in mijn beleving zonde van de tijd. We hebben allemaal tijd en energie in een vergadering gestopt, maar wat is hier nu uitgekomen, wat worden de vervolgstappen? Door notulen op te stellen na een vergadering loop je het risico dat belangrijke punten worden vergeten. Teams bied een oplossing!
Tijdens een vergadering staat bovenaan de knop ‘Notulen maken’. Wanneer je hier op klikt krijg je binnen Teams de mogelijkheid om tijdens de vergadering mee te typen en alle punten op te schrijven.
Wanneer de vergadering klaar is kan iedereen die aanwezig was deze notulen inlezen en op 1 centraal punt terug vinden binnen Teams Chat. Dat is handig toch?
Conclusie
Er zijn tal van opties binnen Office 365 en ik heb ze in bovenstaand artikel lang niet allemaal behandeld. Dit zijn mijn ‘3 Hacks’ die ik op dagelijkse basis toepas in mijn werk en zorgt dat ik zo efficiënt en effectief mogelijk kan werken.
Laat in de reacties hieronder weten welke van de bovenstaande tips jij vanaf nu gaat gebruiken tijdens jouw werk?
